PROTEGER ARCHIVO EXCEL

Proteger elementos de la hoja de cálculo de todos los usuarios

1. Cambie a la hoja de cálculo que desee proteger.
2. Desbloquee las celdas que desee que puedan modificar los usuarios: seleccione cada celda o rango, haga clic en Celdas en el menú Formato, haga clic en la ficha Proteger y desactive la casilla de verificación Bloqueada.
3. Oculte todas las fórmulas que no desee que estén visibles: seleccione las celdas con las fórmulas, haga clic en Celdas en el menú Formato, haga clic en la ficha Proteger y active la casilla de verificación Oculta.
4. Desbloquee los objetos gráficos que desee que los usuarios puedan cambiar.

¿Cómo?

No hace falta que desbloquee los botones o los controles para que los usuarios puedan hacer clic en ellos y usarlos. Puede desbloquear gráficos incrustados, cuadros de texto y otros objetos creados con herramientas de dibujo que desee que los usuarios puedan modificar. Para ver qué elementos de una hoja de cálculo son objetos gráficos, haga clic en Ir a en el menú Edición, elijaEspecial y, a continuación, haga clic en Objetos.

1. Presione y mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en cada objeto que desee desbloquear.
2. En el menú Formato, elija el comando para el objeto seleccionado: Autoforma, Objeto, Cuadro de texto,Imagen, Control o WordArt.
3. Haga clic en la ficha Protección.
4. Desactive la casilla de verificación Bloqueada y, si está presente, desactive la casilla de verificación Bloquear texto.

5. En el menú Herramientas, elija Proteger y, a continuación, haga clic en Proteger hoja.
6. Escriba una contraseña para la hoja.

 NOTA   La contraseña es opcional; sin embargo, si no proporciona una contraseña cualquier usuario podrá desproteger la hoja y cambiar los elementos protegidos. Asegúrese de elegir una contraseña que pueda recordar, ya que si pierde la contraseña no podrá tener acceso a los elementos protegidos de la hoja de cálculo.

7. En la lista Permitir a todos los usuarios de esta hoja de cálculo, seleccione los elementos que desee que los usuarios puedan cambiar.
8. Haga clic en Aceptar y, si se solicita, vuelva a escribir la contraseña.

Dar acceso a usuarios específicos a rangos protegidos

Para poder conceder acceso a rangos a usuarios específicos, debe tener instalado en el equipo Windows 2000 o una versión posterior, y el equipo debe estar en un dominio.

1. En el menú Herramientas, elija Proteger y, a continuación, haga clic en Permitir que los usuarios modifiquen rangos. Este comando solamente está disponible cuando la hoja de cálculo no esta protegida.
2. Haga clic en Nuevo.
3. En el cuadro Título, escriba un título para el rango al que permite el acceso.
4. En el cuadro Correspondiente a las celdas escriba el signo igual (=) y, a continuación, escriba una referencia o seleccione el rango.
5. En el cuadro Contraseña del rango escriba una contraseña para tener acceso al rango.

La contraseña es opcional; si no proporciona una contraseña, cualquier usuario podrá editar las celdas.

6. Haga clic en Permisos y después en Agregar.
7. Busque y seleccione los usuarios a los que desee permitir el acceso. Si desea seleccionar varios usuarios, presione y mantenga presionada la tecla CTRL mientras hace clic en los nombres.
8. Haga clic en Aceptar dos veces y, si se solicita, vuelva a escribir la contraseña.
9. Repita los pasos anteriores para cada rango al que permita el acceso.
10. Para conservar un registro independiente de rangos y usuarios, active la casilla de verificación Pegar la información sobre permisos en un nuevo libro del cuadro de diálogo Permitir que los usuarios modifiquen rangos.
11. Proteja la hoja de cálculo: Haga clic en Proteger hoja en el cuadro de diálogo Permitir que los usuarios modifiquen rangos.
12. En el cuadro de diálogo Proteger hoja, asegúrese de que la casilla de verificación Proteger hoja y contenido de celdas bloqueadasesté activada, escriba una contraseña para la hoja de cálculo, haga clic en Aceptar y vuelva a escribir la contraseña para confirmarla.

 NOTA   La contraseña de la hoja de cálculo es necesaria para evitar que otros usuarios puedan editar los rangos designados. Asegúrese de elegir una contraseña que pueda recordar, ya que si pierde la contraseña no podrá tener acceso a los elementos protegidos de la hoja de cálculo.

Ayudar a proteger elementos y archivos del libro

Proteger elementos del libro

1. En el menú Herramientas elija Proteger y, a continuación, haga clic en Proteger libro.
2. Siga uno o varios de estos procedimientos:
• Para proteger la estructura de un libro para que las hojas de éste no puedan moverse, eliminarse, ocultarse, mostrarse o cambiarse de nombre, ni puedan insertarse nuevas hojas, active la casilla de verificación Estructura.
• Para proteger ventanas de forma que tengan siempre el mismo tamaño y posición cada vez que se abra el libro, active la casilla de verificación Ventanas.
• Para impedir que otros usuarios quiten la protección del libro, escriba una contraseña, haga clic en Aceptar y vuelva a escribir la contraseña para confirmarla.

Proteger un libro compartido

1. Si el libro ya está compartido y desea asignar una contraseña para protegerlo, anule el uso compartido del libro.

¿Cómo?

1. Haga que todos los demás usuarios guarden y cierren el libro compartido. Si otros usuarios están realizando modificaciones, perderán todo el trabajo que no hayan guardado.
2. Cuando un libro deja de estar compartido, se elimina el historial de cambios. Si desea conservar una copia de esta información, imprima la hoja de cálculo de historialo cópiela en otro libro.

¿Cómo?

1. En el menú Herramientas, elija Control de cambios y, a continuación, haga clic enResaltar cambios.
2. En el cuadro Cuándo, haga clic en Todos.
3. Desactive las casillas de verificación Quiény Dónde.
4. Active la casilla de verificación Mostrar cambios en una hoja nueva y haga clic enAceptar.
5. Siga uno o varios de estos procedimientos:
• Para imprimir la hoja de cálculo de historial, haga clic en Imprimir .
• Para copiar el historial en otro libro, seleccione las celdas que desee copiar, haga clic en Copiar , cambie a otro libro, haga clic donde desee insertar la copia y haga clic en Pegar .

 NOTA   Puede que también desee guardar o imprimir la versión actual del libro, puesto que este historial tal vez no aplique a versiones posteriores. Por ejemplo, las ubicaciones de las celdas, incluidos los números de las filas, del historial copiado podrían dejar de estar actualizadas.

3. En el menú Herramientas, elija Compartir libro y, a continuación, haga clic en la ficha Modificación.
4. Asegúrese de que es el único usuario que aparece en la lista del cuadro Los siguientes usuarios tienen abierto este libro.
5. Desactive la casilla de verificación Permitir la modificación por varios usuarios a la vez.

Si esta casilla de verificación no está disponible, debe desproteger la hoja de cálculo antes de desactivar la casilla de verificación.

¿Cómo?

1. Haga clic en Aceptar, seleccioneProtección en el menú Herramientas y haga clic en Desproteger libro compartido.
2. Escriba la contraseña si se le pide, y haga clic en Aceptar.
3. En el menú Herramientas, elija Compartir libro y, a continuación, haga clic en la fichaModificación.

1. Si se pregunta acerca de si afectará a otros usuarios, haga clic en Sí.

1. Establezca otros tipos de protección si lo desea: dé a usuarios específicos acceso a rangos, proteja hojas de cálculo, proteja elementos de libros y establezca contraseñas para ver y editar.
2. En el menú Herramientas, elija Proteger y haga clic en Proteger libro compartido o Proteger y compartir.
3. Active la casilla Compartir con control de cambios.
4. Si desea que otros usuarios tengan que facilitar una contraseña para desactivar el historial de cambios o anular el uso compartido del libro, escriba la contraseña en el cuadro Contraseña y vuelva a escribirla cuando se solicite.
5. Si se solicita, guarde el libro.

Proteger un archivo de libro para que no se pueda ver ni modificar

1. En el menú Archivo, haga clic en Guardar como.
2. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones generales.
3. Siga uno de estos procedimientos o ambos:
• Si desea que los usuarios escriban una contraseña antes de poder ver el libro, escriba una contraseña en el cuadroContraseña de apertura y haga clic en Aceptar.
• Si desea que los usuarios escriban una contraseña antes de poder guardar los cambios en el libro, inserte una contraseña en el cuadro Contraseña de escritura y haga clic en Aceptar.
4. Cuando se solicite, vuelva a escribir las contraseñas para confirmarlas.
5. Haga clic en Guardar.
6. Si se le pide, haga clic en Sí para reemplazar el libro existente.